INFORMACJA DOTYCZĄCA ROZLICZENIA OTRZYMANEGO WSPARCIA FINANSOWEGO (DOTACJI)

Uczestnicy Projektu, którzy podpiszą umowę o udzieleniu wsparciafiansnowego zobowiązani są do rozliczenia otrzymanego wsparcia. 

Rozliczenie musi wpłynąć do Fundacji najpóźniej w ciągu 30 dni kalendarzowych po zakończeniu rzeczowym inwestycji. Termin ten został określony w umowie o dofinansowanie w § 3 ust. 3 pkt 3).

Poniżej zamiesczamy informację dotyczące prawidłowego rozliczenia dotacji oraz inforamcje dotyczące kontroli.

Na prawidłowe rozliczenie dotacji składa się:

1.  pismo przewodnie  => POBIERZ

2. wypełniona i podpisane zestawienie poniesionych wydatków wraz z oświadczeniem -  tabela rozliczeniowa zakupów dokonanych ze środków otrzymanego wsparcia finansowego oraz wkładu własnego ze wskazaniem ich parametrów technicznych lub jakościowych   => POBIERZ

3. załączniki:

A. potwierdzenia zapłaty dotyczące zakupionych towarów i usług (potwierdzenia przelewów);

B. w przypadku zakupu rzeczy używanych - Kopia deklaracji pochodzenia środka trwałego wraz z oświadczeniem sprzedającego, iż zakupiony sprzęt w ciągu ostatnich 7 lat nie został zakupiony ze środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej bądź krajowych środków publicznych w przypadku zakupu sprzętów używanych  => POBIERZ

D. w przypadku zakupu środka transportu - kopia dowodu rejestracyjnego i polisy ubezpieczeniowej OC

E. w przypadku zakupu rzeczy używanych - Kopię złożonego do Urzędu Skarbowego formularza PCC-3 wraz z potwierdzeniem opłaty skarbowej w przypadku zakupu sprzętu używanego przewyższającego kwotę 1 000 zł od osób fizycznych na podstawie umowy cywilno-prawnej należy przedstawić.

Rozliczenie musi wpłynąć do Fundacji najpóźniej w ciągu 30 dni kalendarzowych po zakończeniu rzeczowym inwestycji. Termin ten został określony w umowie o dofinansowanie w § 3 ust. 3 pkt 3).

KONTROLA

Po sprawdzeniu złożonych dokumentów ustalana będzie kontrola w siedzibie działalności firmy. Informację o kontroli przekazywać będziemy telefonicznie właścicielowi firmy z wyprzedzeniem.

Co należy przygotować na kontrolę?

1. DOKUMENTY:

• wyciąg bankowy z rachunku Przedsiębiorcy potwierdzający dokonanie płatności przelewem lub kartą płatniczą
• dowód rejestracyjny i polisa ubezpieczeniowa OC w przypadku zakupu środka transportu (jeśli dotyczy);
• oryginał deklaracji pochodzenia środka trwałego w przypadku zakupu sprzętów używanych wraz z oświadczeniem sprzedającego, iż zakupiony sprzęt w ciągu ostatnich 7 lat nie został zakupiony ze środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej bądź krajowych środków publicznych.
• w przypadku zakupu sprzętu używanego na podstawie umowy cywilno-prawnej należy przedstawić kopię złożonego do Urzędu Skarbowego formularza PCC-3 wraz z potwierdzeniem opłaty skarbowej.
• Ewidencja środków trwałych
• ewidencja wyposażenia
• gwarancje
• licencje
• umowy o pracę zatrudnionego pracownika – dotyczy Przedsiębiorców zobowiązanych do zatrudnienia pracownia, którzy na etapie kontroli będą posiadali zatrudnionego pracownika.
• inne dokumenty źródłowe potwierdzające prawidłową realizację inwestycji, zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym (np. faktury)

Uwaga! Należy udostępnić pomieszczenie do celów kontroli.

 2. SPRZĘTY:

• należy przygotować wszystkie zakupione z dotacji i wkładu własnego sprzęty, urządzenia, pomieszczenia (w przypadku remontu)
• dokumenty potwierdzające sprzedaż w przypadku braku środków obrotowych zakupionych z dotacji.

3. Zakres kontroli:

• Sprawdzenie czy faktycznie jest prowadzona działalność gospodarcza oraz wykorzystanie zakupionych towarów lub usług zgodnie z charakterem prowadzonej działalności.
• Sprawdzenie  zgodność przedstawionych do rozliczenia dokumentów ze stanem faktycznym (np. sprawdzenie zgodności numerów seryjnych i parametrów technicznych),
• Zbadanie czy inwestycja jest prowadzona zgodnie z biznes planem oraz czy zakupiono wszystkie towary
• Porównanie parametrów technicznych z przedstawionym rozliczeniem – osobom kontrolującym należy udostępnić wszystkie dokumenty umożliwiające ich weryfikację w tym m.in.: potwierdzenia zapłaty (wyciągi bankowe), ewidencje środków trwałych, specyfikacje techniczną sprzętu, gwarancję, licencję i inne o które poprosi Beneficjent,
• Sporządzenie dokumentacji fotograficznej realizowanej inwestycji
• Sprawdzenie umowy o pracę zatrudnionego pracownika – dotyczy Przedsiębiorców zobowiązanych do zatrudnienia pracownia, którzy na etapie kontroli będą posiadali zatrudnionego pracownika.

 Z wizyty sporządzany będzie protokół, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.

W przypadku, gdy Przedsiębiorca nie wydatkował całej kwoty przyznanego wsparcia zgodnie z umową zobowiązany jest zwrócić pozostała kwotę na rachunek Fundacji § 2 ust. 2.

Jak opisać dokumnety księgowe tj. faktury, rachunki, umowy zakupionych towarów/usług w ramach umowy o udzielenie wsparcia finansowego.

Oryginały faktur, rachunków, umów lub innych dowodów księgowych powinny być opisane na odwrocie dokumentu. Poprawność opisów będzie weryfikowana podczas kontroli.

Wzór opisu dokumentu:

Numer umowy o dotację: …………………………………..

Pozycja w harmonogramie rzeczowo - finansowym: ……………………….

Nazwa pozycji w harmonogramie rzeczowo-finansowym: ………………………….

 Zakup został sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w kwocie  ………... zł.

z wkładu własnego w kwocie  ……….... zł.

Jak prawidłowo wypełnić TABELĘ czyli zestawienie poniesionych wydatków wraz z oświadczeniem

W tabelę wpisujemy w kolejnych pozycjach zakupione sprzęty/towary/usługi z kolejnością zgodną z pozycjami z harmonogramu rzeczowo-finansowego. Gdy sprzęt z jednej pozycji harmonogramu posiada różne ceny i różne parametry należy je wypisać w oddzielnych pozycjach.

1. data zakupu (data zapłaty) – jest to data zapłaty przelewem, kartą  

2. nazwa sprzedawcy (NIP i adres) – należy podać pełną nazwę sprzedawcy, jego nr NIP oraz adres firmy, w przypadku zakupu od osoby fizycznej należy podać imię i nazwisko sprzedającego nr PESEL lub NIP oraz adres

3. nazwa towaru i nr pozycji z harmonogramu rzeczowo finansowego (w tym m.in. nazwa/marka/model) lub usługa  – należy wpisać nazwę zakupu zgodą z nazewnictwem zawartym na fakturze, rachunku, umowie, podać jej nazwę/markę lub model oraz wpisać numer pozycji z harmonogramu rzeczowo finansowego do którego odnoś się zakup.

4.  Szczegółowa specyfikacja (parametry techniczne lub jakościowe) zakupionych towarów/usług – należy podać parametry techniczne zakupionych towarów (należy podać minimum te parametry, które zostały określone w biznes planie w części D.1 kolumna 4).

5. numer seryjny/fabryczny (dotyczy zakupionego sprzętu) – należy podać wszystkie numery, jakie występują na urządzeniach

6. cena jednostkowa (brutto) – cena za jedna sztukę

7. ilość - liczba zakupionych sztuk

8. kwota całkowita (brutto) – cena jednostkowa x ilość