NIE WIESZ JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ NA KOTROLĘ? PRZECZYTAJ I BĘDZIESZ WIEDZIAŁ CO BĘDZIE POTRZEBNE.

NIE WIESZ JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ NA KOTROLĘ? PRZECZYTAJ I BĘDZIESZ WIEDZIAŁ CO BĘDZIE POTRZEBNE.

Po sprawdzeniu złożonych dokumentów ustalana będzie kontrola na miejscu pod adresem wskazanym jako realizacja Państwa projektu (zazwyczaj jest to adres siedziby firmy). Informację o kontroli przekazywać będziemy mailowo/telefonicznie właścicielowi firmy z wyprzedzeniem.

Co należy przygotować na kontrolę?

1. DOKUMENTY:

• wyciąg bankowy z rachunku Przedsiębiorcy potwierdzający dokonanie płatności przelewem lub kartą płatniczą
• dowód rejestracyjny i polisa ubezpieczeniowa OC w przypadku zakupu środka transportu (jeśli dotyczy);
• oryginał deklaracji pochodzenia środka trwałego w przypadku zakupu sprzętów używanych wraz z oświadczeniem sprzedającego, iż zakupiony sprzęt w ciągu ostatnich 7 lat nie został zakupiony ze środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej bądź krajowych środków publicznych.
• w przypadku zakupu sprzętu używanego na podstawie umowy cywilno-prawnej należy przedstawić kopię złożonego do Urzędu Skarbowego formularza PCC-3 wraz z potwierdzeniem opłaty skarbowej.
• Ewidencja środków trwałych
• ewidencja wyposażenia
• gwarancje
• licencje
• umowy o pracę zatrudnionego pracownika – dotyczy Przedsiębiorców zobowiązanych do zatrudnienia pracownia, którzy na etapie kontroli będą posiadali zatrudnionego pracownika.
• inne dokumenty źródłowe potwierdzające prawidłową realizację inwestycji, zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym (np. faktury) oraz
  - aktualne zaświadczenie z ZUS oraz wydruk z CEIDG (nie może być starsze niż 1 miesiąc)
  - dokumenty potwierdzające sprzedaż w przypadku braku środków obrotowych zakupionych z dotacji.

Uwaga! Należy udostępnić pomieszczenie do celów kontroli.

 2. SPRZĘTY:

• należy przygotować wszystkie zakupione z dotacji i wkładu własnego sprzęty, urządzenia, pomieszczenia (w przypadku remontu)
• w przypadku braku środków obrotowych zakupionych z dotacji należy przedstawić dokumenty potwierdzające sprzedaż

3. Zakres kontroli:

• Sprawdzenie czy faktycznie jest prowadzona działalność gospodarcza oraz wykorzystanie zakupionych towarów lub usług zgodnie z charakterem prowadzonej działalności.
• Sprawdzenie  zgodność przedstawionych do rozliczenia dokumentów ze stanem faktycznym (np. sprawdzenie zgodności numerów seryjnych i parametrów technicznych),
• Zbadanie czy inwestycja jest prowadzona zgodnie z biznes planem oraz czy zakupiono wszystkie towary
• Porównanie parametrów technicznych z przedstawionym rozliczeniem – osobom kontrolującym należy udostępnić wszystkie dokumenty umożliwiające ich weryfikację w tym m.in.: potwierdzenia zapłaty (wyciągi bankowe), ewidencje środków trwałych, specyfikacje techniczną sprzętu, gwarancję, licencję i inne o które poprosi Beneficjent,
• Sporządzenie dokumentacji fotograficznej realizowanej inwestycji
• Sprawdzenie umowy o pracę zatrudnionego pracownika – dotyczy Przedsiębiorców zobowiązanych do zatrudnienia pracownia, którzy na etapie kontroli będą posiadali zatrudnionego pracownika.

Z wizyty sporządzany będzie protokół, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.

W przypadku, gdy Przedsiębiorca nie wydatkował całej kwoty przyznanego wsparcia zgodnie z umową zobowiązany jest zwrócić pozostała kwotę na rachunek Fundacji § 2 ust. 2.

Jak opisać dokumenty księgowe tj. faktury, rachunki, umowy zakupionych towarów/usług w ramach umowy o udzielenie wsparcia finansowego.

Oryginały faktur, rachunków, umów lub innych dowodów księgowych powinny być opisane na odwrocie dokumentu. Poprawność opisów będzie weryfikowana podczas kontroli.

Wzór opisu dokumentu:

Numer umowy o dotację: …………………………………..

Pozycja w harmonogramie rzeczowo - finansowym: ……………………….

Nazwa pozycji w harmonogramie rzeczowo-finansowym: ………………………….

Zakup został sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa w kwocie  ………... zł.

z wkładu własnego w kwocie  ……….... zł

Pamiętaj, że na fakturach muszą być również nadane numery księgowe.